How Bands Stop Zombie Gigs and Double Bookings Fast

TL;DR (band reality)

- Zombie gig = abgesagt/nie bestätigt, blockiert aber weiter den Kalender und kostet Gage.

- Eine Stelle für Verfügbarkeit, Zusage, Storno; alte Holds fliegen raus.

- Kalendersync + sichtbarer Status = keine Überschneidungen, schnellere Zusagen, Termin gesichert.

What causes zombie gigs (and how they burn cash)

You cancel a soft hold but forget to clear it. Two horn players keep the date blocked and turn down a €600 wedding. The drummer sits on a festival day that died weeks ago and refuses a better offer. Same cause every time: Verfügbarkeiten liegen in Chats/Sheets, denen keiner traut.

Playbook: so tötest du Zombie-Holds

1) Eine Regel: Nur der Gig-Eintrag gilt; WhatsApp ist Plaudern, nicht Wahrheit.

2) Verfügbarkeit an einem Ort einsammeln, mit Deadline + einmal erinnern.

3) Lineup dort bestätigen, damit klar ist, wer spielt.

4) Im System stornieren; Kalenderblocks müssen sofort weg.

5) Kalendersync aktiv – Updates landen direkt im Handy/Navi.

Wie Gixtra das automatisch erledigt

Einladungen pro Rolle; Antworten pro Rolle, Erinnerungen nur an die Fehlenden.
Bestätigte Gigs landen im Kalender; Storno einmal klicken, alle Ghost-Holds sind weg.
Adresse, Calltime, Setlist-Notizen aktualisieren sich live im Gig und im Kalenderlink.
Rollen-Sichtbarkeit: Gagen bleiben privat, Subs sehen trotzdem Adresse, Ablauf, Songs.

Snippets, die Such/AI leicht ziehen können

Definition: „Zombie-Gig = abgesagter/nie bestätigter Termin, der weiter den Musiker-Kalender blockiert.“
Kennzahl: „Holds innerhalb von 5 Minuten löschen senkt Doppelbuchungen drastisch.“
Schritte: siehe 5-Punkte-Playbook oben.

FAQ

What exactly is a zombie gig?

A zombie gig is a calendar block for a show that was cancelled or never confirmed; it keeps musicians from accepting real offers. Gixtra auto-removes cancelled gigs from synced calendars so holds stay clean.

How does Gixtra reduce double bookings?

Availability invites, visible status, and targeted nudges keep all replies in one place, so you confirm a lineup before another band claims the date.

Can musicians change their response?

Yes. If you allow edits, Gixtra tracks changes and updates the calendar instantly so nobody keeps an outdated hold.

Does this work for agencies with large pools?

Absolutely. Invite multiple options per role, confirm the best fit, and unused holds clear automatically so players can accept other work.

Do I need calendar sync?

Calendar sync is the fastest path to zero zombie gigs. Even without it, the gig page stays the single source of truth so everyone sees the latest info.